Maida Hadzalic

Maida Hadzalic

Autorin


Unternehmer dürfen nicht vergessen, dass ein Tag nur 24 Stunden hat. Sie müssen Ihre Zeit genauso gut managen wie Ihr Unternehmen. Wir haben für dich 10 zeitsparende Hacks wie du im Jahr 2021 noch effizienter bist.

Hier sind unsere 10 zeitsparende Hacks:

1. Was soll das Ergebnis der Besprechung/Meetings sein?

Der beste Weg, um zeitverschwenderische Meetings zu vermeiden ist, alle Beteiligten zu Beginn zu fragen: “Was soll das Ergebnis dieses Meetings sein?” Tu dies unabhängig davon, wie viele Personen an dem Meeting beteiligt sind. Ungeachtet, ob es sich um eine Person oder um 100 Personen handelt. Wenn die Gruppe ein klares Ziel hat, dann ist das Meeting ein “Go”. Wenn nicht, dann ist das Meeting unnötig, bis es klare Ziele gibt.

2. 5 Minuten oder 15 Minuten

Wenn eine wichtige Person wie beispielsweise eine Führungskraft dich aus heiterem Himmel anruft, frage höflich: “Ist das ein Fünf-Minuten-Anruf oder ein Fünfzehn-Minuten-Anruf?” Wenn es fünfzehn Minuten sind, vereinbare eine Zeit, zu der ihr beide zu einem späteren Zeitpunkt verfügbar seid. Auf diese Weise wirst du nicht in unvorhergesehene Anrufe verwickelt, die deinen ganzen Nachmittag in Anspruch nimmt. Wenn der Gesprächspartner zurückruft, wird er dieses Fünfzehn-Minuten-Fenster respektieren, weil du deutlich gemacht hast, dass du deine Zeit schätzt.

 

3. Sei bei der Kommunikation direkt

Und nun die Kehrseite von Punkt Zwei. Wenn du jemanden anrufst, sei direkt und sage: “Ich weiß, dass Sie beschäftigt sind. Ich muss nur noch eine Sache durchgehen, die fünf Minuten dauert.” Der Gesprächspartner fühlt sich respektiert, weil du seine Zeit nicht verschwendest und du direkt zum Punkt kommst.

 

4. Lassen Sie mich auf Sie zurückkommen

Es ist in Ordnung, sich eine Auszeit zu nehmen und über eine Anfrage oder ein Problem nachzudenken. Es ist besser einen Termin für ein Gespräch zu vereinbaren, nachdem du mehr über eine Situation nachgedacht hast, als zwanzig bis vierzig Minuten mit einem Anruf zu verbringen, bei dem du die Situation erst nach und nach klärst. Du wirst bei deiner Kommunikation direkter sein und Zeit sparen.

 

5. Priorisiere die Anwesenheit

Eine schnelle Möglichkeit, Zeit zu sparen, ist den Organisator der Besprechung zu fragen: “Werde ich bei dieser Besprechung gebraucht?” Es wird den Organisator dazu bringen, über den Zweck des Meetings und dem Ergebnis nachzudenken. Dabei könnte er feststellen, dass du nicht zwingend notwendig bist, aber dass er dir das Ergebnis im Nachhinein mitteilen wird. Die Priorisierung deiner Teilnahmen hilft dir, keine Zeit in stundenlangen Meetings zu verschwenden.

 

6. Frage einen Experten

Wenn dein Team mit einer Frage konfrontiert wird, für die niemand eine Lösung weiß, solltet ihr nicht 45 Minuten mit Brainstorming verbringen. Das ist der Zeitpunkt, an dem du dich Fragen musst: “Wen kennen wir, der die richtige Antwort oder Lösung auf diese Frage hat?” Wenn du dich an einen Experten wendest, ersparst du dir eine Menge Zeit und Energie bei dem Versuch etwas zu lösen, das nicht in deinem Radkasten liegt

 

7. Wer übernimmt die Führung?

Die Erstellung eines Plans und die Zuweisung von Verantwortung für Projekte schafft Verantwortlichkeit und Vertrauen. Wenn jemand die Führung bei Projekten übernimmt, solltest du jemanden haben auf den du dich bei der Durchführung des Projekts verlassen kannst. Es sagt dem Rest des Teams, wer die Leitung übernimmt, sodass alle anderen sich auf ihre Aufgaben fokussieren können.

 

8. “Sind wir mit der Bearbeitung des Themas fertig?”

Wenn du in einer Strategiesitzung bist und dein Team an einem Problem arbeitet und es sich so anfühlt, als hättest du das Problem ausreichend bearbeitet. Die Leute aber reden weiter und weiter über das Thema. Der beste Weg, das Gespräch zu beenden und weiterzugehen, ist zu fragen: “Sind wir als Team mit der Bearbeitung dieses Themas fertig?” Jeder wird innehalten und entweder ja oder nein denken. Wenn ja, ist die Besprechung beendet und du hackst es ab. Wenn nein, kannst du die oben genannten Hacks verwenden, um das Problem zu lösen. Vielleicht wird ein Experte benötigt, oder du brauchst jemanden, der bei dem Thema die Führung übernimmt.

 

9. Nutze verschiedene Kommunikationstechnologien

Dein Unternehmen braucht Systeme und Technologien, welche deine Teams in allen Abteilungen jederzeit auf dem Laufenden halten. Ob es sich dabei um ein CRM oder eine andere Software handelt. Der Einsatz von Kommunikationstechnologie, um alle auf dem Laufenden zu halten spart Zeit. Die Einrichtung von Kommunikationsgruppen für jede Abteilung innerhalb dieser Technologie ermöglicht es deinen Teams effizienter zu arbeiten.

 

10. Systematisiere Mitarbeiterschulungen

Du kannst einen neuen Mitarbeiter nicht nur mit Hilfe von Videos schulen, aber du kannst auch nicht den ganzen Tag damit verbringen, dieselbe Nachricht an fünfzig Personen zu wiederholen. Du sollst ein Gleichgewicht finden, bei dem du dich mit ihnen treffen kannst, um sie einzuarbeiten. Du sparst Zeit für die Details, indem du sie auf eine Schulungsplattform verweist. Vielleicht besteht die Plattform aus mehreren Videos oder interaktiven Quizzen und Tests. Auf diese Weise musst du nicht andauernd die gleichen Fragen zu beantworten und die Mitarbeiter fühlen sich willkommen und informiert. Du wirst Hunderte, wenn nicht Tausende von Stunden einsparen.

 

Unternehmer dürfen nicht vergessen, dass ein Tag nur 24 Stunden hat. Sie müssen Ihre Zeit genauso gut managen wie Ihr Unternehmen. Wir haben für dich 10 zeitsparende Hacks wie du im Jahr 2021 noch effizienter bist.

Hier sind unsere 10 zeitsparende Hacks:

1. Was soll das Ergebnis der Besprechung/Meetings sein?

Der beste Weg, um zeitverschwenderische Meetings zu vermeiden ist, alle Beteiligten zu Beginn zu fragen: “Was soll das Ergebnis dieses Meetings sein?” Tu dies unabhängig davon, wie viele Personen an dem Meeting beteiligt sind. Ungeachtet, ob es sich um eine Person oder um 100 Personen handelt. Wenn die Gruppe ein klares Ziel hat, dann ist das Meeting ein “Go”. Wenn nicht, dann ist das Meeting unnötig, bis es klare Ziele gibt.

2. 5 Minuten oder 15 Minuten

Wenn eine wichtige Person wie beispielsweise eine Führungskraft dich aus heiterem Himmel anruft, frage höflich: “Ist das ein Fünf-Minuten-Anruf oder ein Fünfzehn-Minuten-Anruf?” Wenn es fünfzehn Minuten sind, vereinbare eine Zeit, zu der ihr beide zu einem späteren Zeitpunkt verfügbar seid. Auf diese Weise wirst du nicht in unvorhergesehene Anrufe verwickelt, die deinen ganzen Nachmittag in Anspruch nimmt. Wenn der Gesprächspartner zurückruft, wird er dieses Fünfzehn-Minuten-Fenster respektieren, weil du deutlich gemacht hast, dass du deine Zeit schätzt.

 

3. Sei bei der Kommunikation direkt

Und nun die Kehrseite von Punkt Zwei. Wenn du jemanden anrufst, sei direkt und sage: “Ich weiß, dass Sie beschäftigt sind. Ich muss nur noch eine Sache durchgehen, die fünf Minuten dauert.” Der Gesprächspartner fühlt sich respektiert, weil du seine Zeit nicht verschwendest und du direkt zum Punkt kommst.

 

4. Lassen Sie mich auf Sie zurückkommen

Es ist in Ordnung, sich eine Auszeit zu nehmen und über eine Anfrage oder ein Problem nachzudenken. Es ist besser einen Termin für ein Gespräch zu vereinbaren, nachdem du mehr über eine Situation nachgedacht hast, als zwanzig bis vierzig Minuten mit einem Anruf zu verbringen, bei dem du die Situation erst nach und nach klärst. Du wirst bei deiner Kommunikation direkter sein und Zeit sparen.

 

5. Priorisiere die Anwesenheit

Eine schnelle Möglichkeit, Zeit zu sparen, ist den Organisator der Besprechung zu fragen: “Werde ich bei dieser Besprechung gebraucht?” Es wird den Organisator dazu bringen, über den Zweck des Meetings und dem Ergebnis nachzudenken. Dabei könnte er feststellen, dass du nicht zwingend notwendig bist, aber dass er dir das Ergebnis im Nachhinein mitteilen wird. Die Priorisierung deiner Teilnahmen hilft dir, keine Zeit in stundenlangen Meetings zu verschwenden.

 

6. Frage einen Experten

Wenn dein Team mit einer Frage konfrontiert wird, für die niemand eine Lösung weiß, solltet ihr nicht 45 Minuten mit Brainstorming verbringen. Das ist der Zeitpunkt, an dem du dich Fragen musst: “Wen kennen wir, der die richtige Antwort oder Lösung auf diese Frage hat?” Wenn du dich an einen Experten wendest, ersparst du dir eine Menge Zeit und Energie bei dem Versuch etwas zu lösen, das nicht in deinem Radkasten liegt

 

7. Wer übernimmt die Führung?

Die Erstellung eines Plans und die Zuweisung von Verantwortung für Projekte schafft Verantwortlichkeit und Vertrauen. Wenn jemand die Führung bei Projekten übernimmt, solltest du jemanden haben auf den du dich bei der Durchführung des Projekts verlassen kannst. Es sagt dem Rest des Teams, wer die Leitung übernimmt, sodass alle anderen sich auf ihre Aufgaben fokussieren können.

 

8. “Sind wir mit der Bearbeitung des Themas fertig?”

Wenn du in einer Strategiesitzung bist und dein Team an einem Problem arbeitet und es sich so anfühlt, als hättest du das Problem ausreichend bearbeitet. Die Leute aber reden weiter und weiter über das Thema. Der beste Weg, das Gespräch zu beenden und weiterzugehen, ist zu fragen: “Sind wir als Team mit der Bearbeitung dieses Themas fertig?” Jeder wird innehalten und entweder ja oder nein denken. Wenn ja, ist die Besprechung beendet und du hackst es ab. Wenn nein, kannst du die oben genannten Hacks verwenden, um das Problem zu lösen. Vielleicht wird ein Experte benötigt, oder du brauchst jemanden, der bei dem Thema die Führung übernimmt.

 

9. Nutze verschiedene Kommunikationstechnologien

Dein Unternehmen braucht Systeme und Technologien, welche deine Teams in allen Abteilungen jederzeit auf dem Laufenden halten. Ob es sich dabei um ein CRM oder eine andere Software handelt. Der Einsatz von Kommunikationstechnologie, um alle auf dem Laufenden zu halten spart Zeit. Die Einrichtung von Kommunikationsgruppen für jede Abteilung innerhalb dieser Technologie ermöglicht es deinen Teams effizienter zu arbeiten.

 

10. Systematisiere Mitarbeiterschulungen

Du kannst einen neuen Mitarbeiter nicht nur mit Hilfe von Videos schulen, aber du kannst auch nicht den ganzen Tag damit verbringen, dieselbe Nachricht an fünfzig Personen zu wiederholen. Du sollst ein Gleichgewicht finden, bei dem du dich mit ihnen treffen kannst, um sie einzuarbeiten. Du sparst Zeit für die Details, indem du sie auf eine Schulungsplattform verweist. Vielleicht besteht die Plattform aus mehreren Videos oder interaktiven Quizzen und Tests. Auf diese Weise musst du nicht andauernd die gleichen Fragen zu beantworten und die Mitarbeiter fühlen sich willkommen und informiert. Du wirst Hunderte, wenn nicht Tausende von Stunden einsparen.

 



Maida Hadzalic

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Autorin